Projektzeiterfassung & Budgetkontrolle für Agenturen und Teams
Unklare Projektstände, unvollständige Stundenzettel und unbemerkte Budgetüberschreitungen kosten Agenturen und Dienstleister jedes Quartal tausende Euro. Nalva schließt die Lücke zwischen Projektsteuerung und Zeiterfassung: Zeiten direkt auf Tickets buchen, Team-Timesheets zentral verwalten und saubere Leistungsnachweise für deine Kunden erzeugen.
Projektbudgets und Honorare in Echtzeit steuern
Behalte die Wirtschaftlichkeit jedes Kundenauftrags im Blick. Nalva vergleicht geplante Stundenbudgets kontinuierlich mit den tatsächlich erfassten Zeiten.
- Stunden- & Fixpreis-Budgets: Warngrenzen bei 80% und 100% Budgetauslastung.
- Deckungsbeitrag pro Projekt: Gegenüberstellung von internen Kosten und externen Honoraren.
- Scope-Creep-Schutz: Zusatzaufwände transparent kennzeichnen und rechtzeitig abrechnen.
Zentrale Stundenzettel & Freigabeprozesse
Kein Hinterherlaufen bei der Monatsabrechnung: Mitarbeiter sehen ihre wöchentliche Soll-Arbeitszeit, tragen Projektzeiten ein und übermitteln die Stundenzettel mit einem Klick zur Freigabe.
- Wochen- & Monatsübersicht: Klare Matrix über alle Teammitglieder und zugeordnete Projekte.
- Freigabe-Workflow: Projektleiter prüfen Zeiten und geben Buchungen für den Rechnungslauf frei.
- Auslastungsanalyse: Erkenne Überlastungen oder freie Kapazitäten frühzeitig.
DATEV-Export & transparente Kundenberichte
Bereite deine Buchhaltung in Minuten statt Tagen vor. Alle Zeiten lassen sich nach Projekten, Kostenstellen und Leistungsarten aggregieren.
- DATEV-Format: Direkter Datenimport in Steuerberater- und Buchhaltungs-Software.
- PDF-Leistungsnachweise: Professionell aufbereitete Einzelnachweise mit Kundenlogo.
- DSGVO-Hosting: Alle Personaldaten liegen geschützt auf Servern in Frankfurt am Main.
Revisionssichere Berichte
Vollständig kompatibel mit den deutschen Anforderungen an GoBD und Arbeitszeitdokumentation.
Häufig gestellte Fragen zur Projektzeiterfassung
Informationen zu Team-Timesheets, Stundensätzen, Budgetwarnungen und Exporten.
Wie unterscheidet sich Projektzeiterfassung von gewöhnlicher Arbeitszeiterfassung?
Während reine Arbeitszeiterfassung nur die Anwesenheit von Mitarbeitern dokumentiert, ordnet die Projektzeiterfassung jeden Zeiteintrag präzise einem Projekt, einer Aufgabe, einem Kunden und einem Stundensatz zu. Dadurch werden Deckungsbeiträge, Budgetauslastungen und exakte Abrechnungen möglich.
Können Team-Timesheets von Projektleitern freigegeben werden?
Ja. Im Team-Tarif von Nalva können Mitarbeiter ihre wöchentlichen oder monatlichen Stundenzettel einreichen. Projektleiter oder Workspace-Admins prüfen und genehmigen die Buchungen vor dem Export an die Buchhaltung.
Wie wird verhindert, dass Projektbudgets unbemerkt überschritten werden?
Du kannst pro Projekt Stunden- oder Honorarbudgets hinterlegen. Nalva visualisiert den aktuellen Verbrauch in Echtzeit und warnt bei Annäherung an das Budgetlimit, sodass rechtzeitig Nachverhandlungen oder Priorisierungen vorgenommen werden können.
Unterstützt Nalva unterschiedliche Stundensätze pro Mitarbeiter oder Rolle?
Ja. Du kannst Stundensätze flexibel auf Workspace-Ebene, Projektebene oder individuell pro Teammitglied bzw. Qualifikationsstufe (z.B. Senior Consultant vs. Junior Designer) konfigurieren.
Wie werden Kundennachweise erstellt?
Mit einem Klick generiert Nalva übersichtliche PDF-Leistungsnachweise mit allen geleisteten Stunden, Bearbeitungsdaten und Tätigkeitsbeschreibungen, die du direkt deinen Kundenrechnungen beilegen kannst.